Tactical Strategy Risk Area

Tactical Strategy merupakan usaha yang dapat dilakukan untuk dapat mengurangi kegagalan yang terjadi dalam project.

Tactical Strategy ini dibagi menjadi menjadi 4 bagian:

1. Sponsor Commitment

2. Target Resistance

3. Cultural Alignment

4. Change Agent Skills

I. Sponsor Commitment

Sponsor commitment merupakan salah satu dari tactical strategy. Dalam Sponsor commitment ini, harus ada komitmen yang diberikan dari atasan (direksi) sampai kebawah. Dengan adanya dukungan dari pihak yang berwenang diatas, kelancaran project lebih terjamin seperti kemudahan untuk mendapatkan informasi, kemudahan pergerakan resource dan sebagainya. Untuk mempertahakan komitmen dari para sponsor,para sponsor juga harus diberikan ringkasan ataupun manfaat dari project yang berlangsung.

Role Project manager dalam hal ini, harus dapat meningkatkan kesadaran kepada para sponsor atas pentingnya project yang dilakukan. Sebagai project manager, kita juga harus dapat mendefinisikan power, pain, vision, resources, the long view, sensitivity, scope, public role, private role, consequence management techniques, monitoring plan, a willingness to sacrifice, persistence dari para sponsor.

Dalam hal ini, juga harus diperhatikan kemungkinan terjadinya black hole. Black hole merupakan suatu keadaan dimana satu atau lebih dari manager dalam perusahaan tersebut menghambat ataupun mempersulit aliran informasi sehingga mengganggu kelancaran project yang dijalani.

II. Target Resistance

Seiring dengan perubahan yang ada di perusahaan,perubahan yang ada lebih mengarah ke target individu dari pada ke arah aturan ataupun penyesuaian yang ada.

Komitmen untuk melaksanakan proyek menjadi bukti, ketika target/individu

a. Dapat mengalokasikan waktu ataupun energy nya untuk memastikan tercapainya suatu hasil.

b. Dapat secara konsisten mengejar hasil yang ingin dicapai, walaupun ditengah terbatasnya waktu yang ada.

Tahap-tahap dalam perubahan komitmen:

1. Preparation

Dalam tahap ini dibagi menjadi 2

a. Contact

Project manager harus secara aktif mengadakan meeting atau menhubungi semua pihak yang terlibat untuk hadir dalam meeting. Dalam meeting ini akan dibahas mengenai bentuk team yang akan dibentuk dalam project.

b. Awareness
Setiap individu mengetahui adanya project tersebut dan kegunaannya.

2. Acceptance

Dalam tahap ini dibagi menjadi 2:

a. Understanding

Adanya pemahaman terhadap role tiap individu yang ada dalam project.

b. Positive Perception

Ketika setiap individu telah memiliki pemahaman yang baik mengenai proyek yang ada, harus ditimbulkan juga persepsi positif terhadap proyek tersebut.

3. Commitment

Dalam tahap ini dibagi menjadi 4:

a. Installation

Merupakan tahap pertama dalam proses komitmen. Instalation adalah pilot scenario proyek yang ada. Ada 2 hasil kemungkinan dari tahap installation ini, yaitu pembatalan setelah instalasi awal, ataupun adopsi untuk testing jangka panjang.

b. Adoption

Adopsi merupakan lanjutan dari pilot yang ada. Dalam adopsi ini akan dilihat implikasi yang ada dalam implementasi yang ada.

Terdapat 2 hasil dari adoption ini, yaitu project akan diberhentikan atau masuk tahap institutionalization.

c. Institutionalization

Dalam tahap ini, proyek akan diteruskan dan standar prosedur operasi akan dilakukan.

d. Internalization

Internalization merupakan komitmen yang timbul dari setiap individu yang ada. Dalam internalization ini, komitmen yang ada merupakan komitmen dari hati masing-masing individu dalam menyukseskan proyek tersebut.

III. Cultural Alignment

Culture dari perusahaan adalah ciri-ciri yang ada dalam perusahaan tersebut. Culture ini biasanya merupakan resistance yang sangat kuat dalam perusahaan.

Agar project dapat berjalan sesuai keingininan, hendaknya suatu project tidak melawan ataupun bertentangan dengan culture yang ada.

Jika dalam project mengalami hambatan dalam hal ini, project manager mempunyai opsi sebagai berikut:

Memodifikasi ataupun mengubahnya agar dapat lebih sejalan dengan culture yang sudah ada.

Memodifikasi kepercayaan, tingkah laku dan asumsi dari culture yang ada agar dapat mendukung perubahan.

Mempersiapkan perubahan untuk gagal.

IV. Change Agent Skills

Sebagai project manager, kita harus memainkan peran sebagai agen perubahan. Agen menjembatani antara sponsor dengan target, memantau komitmen dari sponsor, memenuhi target yang diinginkan oleh sponsor, mengatur faktor teknis ataupun non teknis(individu), menuntun informasi yang ada, mengatur agenda meeting dan tetap peka terhadap segala resistance dalam project.

Perubahan adalah suatu proses dan proses tersebut arus di atur selayaknya proses-proses yang ada lainnya jika suatu organisasi ingin tetap bertahan.

This entry was posted in Project & Change Management. Bookmark the permalink.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *